Tento dokument vysvětluje, jaké osobní údaje spolek Cedems z. s. zpracovává, proč je zpracovává a jaká máte práva. Vychází z nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).
1. Kdo údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je:
- Cedems z. s., zapsaný spolek
- Sídlo: U Výstaviště 1429, 370 05 České Budějovice
- IČ: 06668518
- E-mail: info@cedems.cz, telefon: 775 455 175
Spolek nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a nejmenoval jej. Ve všech záležitostech ochrany údajů se obracejte na uvedený e-mail.
2. Jaké údaje a proč zpracováváme
2.1 Přihlášky na kroužky, tábory, doučování a výlety
Údaje: jméno a příjmení dítěte, věk, jméno a příjmení zákonného zástupce, e-mail, telefon, vybraná aktivita a termín, případná poznámka.
Proč: abychom mohli přihlášku zpracovat, zajistit účast dítěte v aktivitě a komunikovat s vámi o jejím průběhu.
Právní základ: plnění smlouvy a kroky před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
Jak dlouho: po dobu účasti v aktivitě a následně 3 roky (obvyklá promlčecí doba). Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou zákonem, tedy až 10 let.
Kde přihlášku vyplňujete: tlačítko „Přihláška“ vás z tohoto webu přesměruje do samostatného přihlašovacího systému na adrese m-tes.cz. Údaje z formuláře se tedy neukládají na tomto webu, ale v tomto systému, který má vlastní podmínky zpracování osobních údajů. Přihlášku od vás můžeme přijmout také e-mailem nebo osobně.
2.2 Údaje o zdraví dítěte
Údaje: alergie, zdravotní omezení a podobné informace, které nám sdělíte v poznámce k přihlášce.
Proč: abychom zajistili bezpečnost dítěte při aktivitě a mohli přizpůsobit program nebo stravu.
Právní základ: výslovný souhlas zákonného zástupce (čl. 9 odst. 2 písm. a GDPR); v naléhavém případě též ochrana životně důležitých zájmů dítěte (čl. 9 odst. 2 písm. c GDPR).
Jak dlouho: po dobu účasti v aktivitě a následně nejvýše 1 rok. Tyto údaje sdělujeme pouze vedoucím a lektorům, kteří s dítětem přímo pracují.
Vyplnění poznámky je dobrovolné. Souhlas můžete kdykoli odvolat; upozorňujeme, že bez znalosti zdravotních omezení nemusíme být schopni zajistit bezpečnou účast dítěte.
2.3 Kontaktní formulář
Údaje: jméno, e-mail, telefon, předmět, text zprávy, IP adresa a čas odeslání.
Proč: abychom mohli odpovědět na váš dotaz. IP adresu ukládáme jako ochranu proti spamu a zneužití formuláře.
Právní základ: oprávněný zájem na vyřízení dotazu a na ochraně webu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
Jak dlouho: 12 měsíců od poslední komunikace.
2.4 Odběr novinek (newsletter)
Údaje: e-mailová adresa, případně jméno, datum přihlášení a potvrzení.
Proč: zasílání informací o činnosti spolku, kroužcích a táborech.
Právní základ: váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR). Přihlášení potvrzujete kliknutím na odkaz v e-mailu, takže nikoho nepřihlásíme bez jeho vědomí.
Jak dlouho: do odvolání souhlasu. Odhlásit se můžete odkazem v každém e-mailu nebo zprávou na info@cedems.cz.
2.5 Fotografie a videa z akcí
Údaje: fotografie a videozáznamy pořízené v průběhu kroužků, táborů a dalších akcí, na kterých mohou být zachyceny děti i dospělí účastníci.
Proč: dokumentace činnosti spolku a propagace na webu, ve fotogalerii a na sociálních sítích.
Právní základ: souhlas zákonného zástupce, respektive účastníka (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR). Souhlas udělujete zaškrtnutím samostatného políčka v přihlášce — je zcela dobrovolný a účast na aktivitě na něm nezávisí.
Jak dlouho: do odvolání souhlasu. Po odvolání fotografii z webu i sociálních sítí spolku odstraníme, obvykle do 14 dnů. Souhlas odvoláte zprávou na info@cedems.cz; stačí uvést, o koho jde, případně přiložit odkaz na fotografii.
Bez souhlasu zveřejňujeme jen záběry, na kterých není konkrétní osoba rozpoznatelná (celkové pohledy na akci, detaily činnosti apod.).
2.6 Provoz webu a měření návštěvnosti
Web ukládá do vašeho prohlížeče technické cookies nezbytné pro chod stránek a odeslání formulářů. Analytické a marketingové nástroje se spouštějí výhradně po vašem souhlasu. Podrobný přehled najdete v Zásadách cookies.
Právní základ: u nezbytných cookies oprávněný zájem na funkčnosti a bezpečnosti webu, u ostatních váš souhlas (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. a čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR).
3. Komu údaje předáváme
Vaše údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu, kdo by je používal pro vlastní účely. Přístup k nim mají pouze:
- pověření členové a spolupracovníci spolku (vedoucí kroužků, lektoři, administrativa) v rozsahu nezbytném pro jejich práci;
- poskytovatel webhostingu a správce webu, který zajišťuje technický provoz stránek;
- poskytovatel e-mailových služeb, přes který odchází potvrzovací e-maily;
- provozovatel externího přihlašovacího systému, pokud přihlášku podáte přes něj;
- orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
Všichni zpracovatelé jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů a mlčenlivostí.
4. Předávání mimo EU
Pokud je na webu zapnuté měření návštěvnosti Google Analytics nebo Meta Pixel — a tedy jen tehdy, když k němu dáte souhlas — mohou být údaje o vaší návštěvě zpracovány také ve Spojených státech. Tyto společnosti jsou zapojeny do rámce EU–US Data Privacy Framework, případně používají standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Souhlas s těmito cookies můžete kdykoli odvolat odkazem Nastavení cookies v patičce webu.
5. Údaje dětí
Přihlášky za děti podávají jejich zákonní zástupci. Údaje o dítěti tedy zpracováváme na základě jednání zákonného zástupce, který zároveň potvrzuje, že je oprávněn je poskytnout. Dětem sami cíleně nezasíláme žádná marketingová sdělení.
6. Jaká máte práva
Ve vztahu ke svým osobním údajům (a jako zákonný zástupce i k údajům svého dítěte) máte právo:
- na přístup — dozvědět se, jaké údaje o vás vedeme, a získat jejich kopii;
- na opravu — nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje;
- na výmaz — nechat údaje smazat, pokud už nejsou potřeba nebo jste odvolali souhlas;
- na omezení zpracování — dočasně nám zakázat s údaji pracovat, například po dobu řešení námitky;
- na přenositelnost — dostat údaje ve strojově čitelném formátu;
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
- odvolat souhlas kdykoli, aniž by to ovlivnilo zákonnost dřívějšího zpracování;
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Žádost stačí poslat na info@cedems.cz. Vyřídíme ji nejpozději do jednoho měsíce; ve složitějších případech vás informujeme o prodloužení. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme si ověřit vaši totožnost.
Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
7. Zabezpečení
Web běží výhradně přes šifrované spojení HTTPS. Do administrace, kde jsou přihlášky a zprávy uložené, se dostanou jen pověřené osoby s vlastním heslem. Přístupy pravidelně kontrolujeme a data zálohujeme.
8. Změny těchto zásad
Zásady můžeme upravit, pokud se změní způsob zpracování údajů nebo právní předpisy. Aktuální verze je vždy na této stránce; datum poslední úpravy najdete v jejím záhlaví.